Ocho claves para incrementar la "rentabilidad" del Tiempo

No existe un modelo único y útil para todas las personas sobre cómo gestionar eficazmente el tiempo, aunque sí que hay una serie de principios básicos que pueden seguirse y aplicarse de forma útil en diferentes situaciones:

DESARROLLAR EL HÁBITO DE PLANIFICAR

Planificar es la base sobre la que se estructura la gestión del tiempo, todo el tiempo que se le dedique a esta tarea será beneficioso para el resultado final. Pero no sólo consiste en generar una buena planificación o programa, es necesario ponerlo después en práctica.

Ello implica ser preciso al seleccionar tareas, determinar su importancia y determinar los medios necesarios para llevar a cabo lo planificado. Además hay que tener en cuenta las interrupciones, conflictos y retrasos habituales. En definitiva: saber diferenciar entre el mapa (planificación) y el territorio (la realidad cotidiana).

ESTABLECER UNA LISTA DE PRIORIDADES

Realizar una lista de prioridades permite repartir las tareas a realizar por orden de importancia, ayudando a la persona a visualizar mentalmente y organizar su trabajo para el día siguiente.

Escribir al final del día una lista con las tareas a realizar al día siguiente, sería lo más simple. También es útil realizar varias listas a la vez:

· Una de mayor prioridad, para las tareas urgentes y muy importantes,

· Otra de prioridad media, para las tareas menos urgentes o medianamente importantes,

· Y una tercera de baja prioridad, para tareas que le gustaría hacer cuando disponga de tiempo.

DIVIDIR LOS TRABAJOS GRANDES EN TAREAS

Pretender hacerlo todo a la vez generalmente conlleva dejar temas sin poder abarcar, además de generar para la persona bastante estrés en el intento.

Resulta más adecuado dividir un trabajo grande, en pasos manejables, estableciendo un horario para llevar a cabo cada paso y reducir paulatinamente el alcance del proyecto.

AGRUPAR LAS TAREAS A REALIZAR SEGÚN LAS CAPACIDADES REQUERIDAS

Supone que cada persona identifique cuáles son sus horas de mayor rendimiento y programar el trabajo de acuerdo con ello (siempre que se pueda)

De esta forma, los trabajos más difíciles que requieren la máxima concentración y mayor eficiencia se destinarían a aquellos momentos del día en los que los niveles de energía y atención fuesen mayores para cada uno (hay personas diurnas y personas que trabajan de forma más eficaz a partir de la tarde).

Si además es posible coordinar esos momentos, con periodos en los que se tienen menos interrupciones de lo normal, mucho mejor. De igual forma, se trataría de programar también la rutina y las tareas de bajo nivel para las horas del día en las que resulta más difícil concentrarse.

Este aspecto es también importante para tener en cuenta el efecto de la hora del día sobre los demás y poder prever si puede o no ser que estén en su mejor momento.

Este ritmo no sólo afecta a la jornada de cada día, en algunos casos hay personas que mantienen un ritmo de trabajo constante durante todo el año, y en el caso de otras, funcionan a un ritmo muy fuerte durante algunos meses y luego toman unas semanas con un ritmo mucho más débil.

REALIZAR UN SEGUIMIENTO DE LOS PROGRESOS

Cada proyecto importante requiere su propia programación, agenda y calendario para poder identificar los pasos principales hasta su finalización.

Dicha programación exige:

· Establecer fechas objetivo realistas.

· Tener previsto tiempo para imprevistos, de forma que los progresos realizados vayan respondiendo al plan.

· Controlar los avances mediante sistemas de control establecidos en la planificación.

ESTABLECER PARAMETROS PARA DECIR “NO”

Todos conocemos a personas que establecen sus límites de tiempo: “No es mi trabajo”, “Son las cinco y me voy”. Quizá pueda parecer excesivo, pero sabemos también que muchas personas terminan trabajando hasta tarde o se llevan trabajo a casa de vez en cuando, por lo que puede que haya llegado el momento de empezar a decir “no” y no sólo a otros, sino también a nosotros mismos.

Siempre es posible mejorar nuestro niveles de comportamiento asertivo y perder el miedo a decir No, en determinadas ocasiones.

PROMETER MENOS Y CUMPLIR MÁS

Una regla inteligente es establecer fechas de entrega o finalización de un trabajo o tarea que sean viables. En este sentido, es una buena idea sobreestimar el tiempo que se tardará en terminar un trabajo para:

· Asegurarse el cumplimiento del plazo (por si hubiese que enfrentarse a retrasos imprevistos).

· Sorprender positivamente a responsables/jefes, clientes o compañeros, terminando antes de lo previsto.

INNOVAR

Seguir haciendo las cosas de igual forma a como se han hecho siempre, es tentador, porque es con lo que se está familiarizado (zona de confort). Pero siempre es interesante estar abierto a otras posibilidades: encontrar, adaptar y aplicar nuevas técnicas más eficientes que permitan gestionar mejor el tiempo, rebajar la carga de trabajo total y el nivel de estrés.