Leyes de Gestión del tiempo

Desde siempre se sabe que "el tiempo es oro", ya que es el recurso fundamental para obtener todo lo demás. También desde siempre existe una queja universal sobre su correcta utilización.

Desde una óptica personal, el tratamiento eficaz del tiempo requiere una serie de condiciones previas que se deben de dar:

• Conciencia del problema

• Voluntad de cambio

• Tiempo para reflexionar

Saber gestionar el tiempo depende de cuatro elementos ligados esencialmente a la persona:

· Su reflexión sobre sus objetivos personales

· Su capacidad de adaptación al entorno

· Su habilidad para definir prioridades

· Su voluntad de cambio

Como paso previo se hace muy necesario conocer las llamadas Leyes de Gestión del Tiempo:

LEY DE PARETO O LEY DEL 20/80

"Lo esencial lleva poco tiempo, lo accesorio mucho"

Vilfredo Pareto fue un economista del siglo XIX que estableció que "los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen, por lo general, solo una minoría"

Habitualmente, el 20% del tiempo de trabajo de una persona contribuye al 80% de los resultados. No es preciso recordar que las cifras indicadas no tienen más pretensión que la de establecer unos órdenes de magnitud.

PRINCIPIO DE CONCENTRACIÓN EN LO ESENCIAL

Distinga siempre lo esencial de lo accesorio,

las actividades de alto rendimiento de las menos importantes.

Guarde tiempo para lo esencial,

economice tiempo en lo accesorio.

LEY DE CARLSON

"Todo trabajo interrumpido será menos eficaz y llevará más tiempo que si se efectuase de forma continuada"

"El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la reanudamos". Es decir, que las tareas se alargan al interrumpirlas. Teóricamente, toda tarea requiere un tiempo determinado para obtener unos resultados deseados. Esta es, al menos, la impresión subjetiva que tenemos.

Pero la realidad es muy distinta. Porque no es posible prácticamente nunca realizar de un tirón tareas medianamente complejas. Nos vemos obligados a sufrir interrupciones continuas -estadísticamente, una de cada seis u ocho minutos- y la tarea resulta una y otra vez interrumpida, sustituida por otra, y reanudada más tarde. Y así repetidamente.

La interrupción no sólo nos roba tiempo, sino que nos hace retroceder, y a veces perder el hilo o parte de la tarea realizada.

PRINCIPIO DE LAS SECUENCIAS HOMOGÉNEAS DE TRABAJO

No se auto-interrumpa.

Si es posible, termine un trabajo empezado.

Limite las interrupciones externas,

al menos en ciertos momentos:

“mentalice” a sus colaboradores,

a su jefe, a sus clientes...

LEY DE PARKINSON

"El tiempo invertido en una tarea varía en función del tiempo disponible"

La ley de Parkinson explica por qué las cosas llevan más tiempo del que deberían:

"Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización"

Trabajar sin plazos, sin tener en cuenta la existencia de otras tareas que también deben ser realizadas, supone un elevado riesgo. Si se asigna una hora a una tarea, es casi seguro que llevará una hora hacerla. Pero, si se asigna sólo media hora, posiblemente ocupará poco más de esa media hora. El reto es asignar tiempo suficiente, pero no excesivo.

PRINCIPIO DEL CONTROL DE LA RENTABILIDAD DEL TIEMPO INVERTIDO

Razone en función del tiempo necesario para una actividad y

no en función del tiempo disponible, para atribuir una “duración” a esa actividad.

Fíjese plazos, fechas límite, topes,…

LEY DE ILLICH

“Más allá de cierto umbral horario, la productividad del tiempo invertido decrece y después es negativa.”

PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO PERSONAL

Más allá de cierto umbral horario

(que se fijará usted mismo), sepa pararse para

hacer otra cosa o déjelo para otro momento.

Aprenda a perseverar sin obstinarse;

rechace el hiperactivismo y el perfeccionismo,

sea consciente de sus limitaciones.

LEY DE FRAISSE

“El tiempo tiene una dimensión objetiva y una dimensión subjetiva o psicológica que está en función del interés aportado a la actividad ejercida.”

PRINCIPIO DE LA DIMENSIÓN SUBJETIVA DEL TIEMPO

Evite la tendencia espontánea a hacer primero

o durante más tiempo lo que le gusta más

y no lo que es más importante.

Evite las valoraciones personales

en la estimación del tiempo pasado

y confronte su evaluación subjetiva del tiempo con evaluaciones objetivas.

LEYES DE MURPHY

“Nada es tan sencillo como parece”.

“Todo lleva más tiempo de lo que debería”.

“Si algo puede fallar, acabará por fallar

y seguro que en el peor momento.”

PRINCIPIO DE LA PREVISIÓN DE LOS DETALLES

Considere siempre la posibilidad de inconvenientes para llevar a cabo lo planificado.

Piense en acciones preventivas que hagan disminuir el riesgo en la planificación.

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